Assistante de direction

Ref: 25J0403ASP / Fonction : Executive Assistant / Secteur : Distribution alimentaire / Lieu : Provence-Alpes-Côte d'Azur

Aspen RH, cabinet de conseil en recrutement de cadres et de dirigeants, recrute pour l'un de ses clients, (alimentation spécialisée, restauration de type snacking, distribution alimentaire spécialisée), sa/son :

Assistante de Direction / Office Manager F/H

Rattaché en priorité auprès du Président co-fondateur (mais également auprès de deux autres Dirigeants co-fondateurs, du Directeur de l'expansion et de la Directrice du réseau pour des missions plus ponctuelles), vos missions sont de / d' :

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Président (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) et d'assurer la gestion des agendas des 4 autres personnes et/ou de leur assurer un appui administratif.

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

- Accueillir physiquement les rendez-vous.

- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentations, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

- Gérer et archiver des comptes rendus et les documentations.

- Réceptionner / trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.

- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

- Rendre compte à travers des points réguliers des rendez-vous prévus, des courriers à envoyer.

- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs…).

- Gérer les notes de frais.

- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

- Suivre les procédures d'appels d'offres.

- Assurer la coordination et les échanges des franchisés des différentes marques avec le Président.

F/H, vous possédez idéalement une expérience de 5 ans minimum sur des missions similaires auprès d'un Dirigeant ou d'un Président. Vous faites preuve de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, de résistance au stress et à la pression. Votre qualité : la discrétion ! vous voyez et entendez tout ce qu'il se passe autour de votre Dirigeant, vous êtes « le gardien de ses secrets », il doit pouvoir vous faire une confiance absolue. Recevant des clients et des fournisseurs de votre Dirigeant, agissant souvent en son nom, tant en interne qu'en externe, vous devez disposer d'une excellente présentation, d'une grande aisance relationnelle et le sens de la diplomatie.

Langues : l'anglais est idéalement requis.

Qualités recherchées : humilité, discrétion, forte autonomie, adaptabilité et simplicité.

Localité : Aix en Provence.