Office Manager

Ref: 24C0204ASP / Fonction : Executive Assistant / Secteur : Luxe / Lieu : Ile-de-France

Aspen RH, cabinet de conseil en recrutement de cadres et dirigeants, recrute pour l'un de ses clients, marque de bijoux premium adossée à un important groupe Français, un(e) Office Manager (bras droit du CEO) basé(e) à Paris dans le cadre d'une création de poste.

Rattaché(e) à créatrice de la marque, vous avez pour principales responsabilités :

• Mise en place et évolution de la stratégie financière en fonction des besoins changeants de la société via la construction de tableaux ;
• Analyse financière des données pour chercher constamment de nouveaux leviers d'amélioration de croissance et de rentabilité (marges, BFR, flux de trésorerie, gestion des stocks, négociation avec nos partenaires) ;
• Élaboration de la comptabilité mensuelle en collaboration avec notre expert-comptable ;
• Gestion des paiements (factures fournisseurs, prestataires, impôts et salaires) ;
• Gestion de la facturation et suivi des paiements des clients B2B ;
• Gestion des besoins RH (envoi des variables de paie à notre prestataire ; gestion des annonces d'emploi ; sélection et premiers entretiens des candidats) ;
• Gestion des besoins administratifs de la société (OPCO et recherche d'aides auprès des différents organismes d'aide à la croissance) ;
• Animation des objectifs hebdomadaires auprès de l'équipe ;
• Veille au bon fonctionnement du bureau ;
• Gestion administrative et financière des différents projets que la société peut développer dans un esprit d'évolution constante.

Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste d'office manager/bras droit du CEO ou de responsable administratif idéalement acquise au sein d'une start-up // PME.

Qualités recherchées :

• Rigueur, sens du détail et organisation pour structurer et processer les différentes activités ;
• Autonomie, réactivité, capacité à prioriser et à jongler entre opérationnel et prise de hauteur ;
• Agilité, proactivité et esprit entrepreneurial pour passer d'un sujet à un autre rapidement tout en restant très organisé ;
• Sens du relationnel, disponible et à l'écoute pour travailler en synergie avec les autres membres de l'équipe ;
• Maitrise comptable et bonne connaissance des règlementations fiscales et des leviers d'aide à la croissance d'une petite société ;
• Maîtrise d'Excel et de la construction de tableaux financiers ;
• Capacités d'analyses et de synthèse.